Planificación estratégica de TI
La gestión de licencias de software es un componente crítico en la planificación financiera de cualquier departamento de TI. Como ya hemos indicado en artículos anteriores, la decisión entre adquirir software propietario o suscribirse a licencias tiene implicaciones significativas en el presupuesto de TI y la operatividad de una empresa. En este artículo, exploraremos las ventajas y desventajas orientadas a una planificación estratégica, que pueda asegurar la escalabilidad y rentabilidad a mediano y largo plazo.
Tabla comparativa: adquisición vs. suscripción de software
Criterio |
Adquisición de software propietario |
Suscripción de licencias |
|---|---|---|
| Ventajas | ||
| Control Total | Proporciona un control completo sobre el software y su personalización. | No requiere gestión de infraestructura ni preocupaciones por actualizaciones. |
| Costo Inicial | Mayor costo inicial, pero sin pagos recurrentes. | Menor costo inicial, pagos predecibles y recurrentes. |
| Depreciación | Posibilidad de amortizar el costo del software como un activo fijo. | No hay depreciación de activos, el gasto es operativo. |
| Independencia | No dependencia de la estabilidad del proveedor a largo plazo. | Acceso a las últimas tecnologías sin inversión adicional. |
| Desventajas | ||
| Mantenimiento | Requiere inversión en mantenimiento y actualizaciones. | No se hace cargo del mantenimiento ni de la escalabilidad (p.e. Odoo). |
| Obsolescencia | Riesgo de obsolescencia tecnológica, algunos sistemas pueden quedar sin actualizaciones. | Dependencia del proveedor para la continuidad y soporte del software. |
| Flexibilidad | Menos flexibilidad para escalar o reducir según necesidades cambiantes. | Mayor flexibilidad para ajustar suscripciones según la demanda. |
| Costo a Largo Plazo | Puede resultar más costoso a largo plazo si se requieren actualizaciones frecuentes. | Costo predecible y escalable, pero puede sumar más a lo largo del tiempo. |
Presupuesto de TI aproximado:
Al momento de planificar el presupuesto se deben tener en cuenta las siguientes variables, siempre deben ir enfocadas a la lógica del negocio, las necesidades actuales y a futuro y cuánto podemos invertir. Quizá según nuestro presupuesto o las características del software sea conveniente realizar una adquisición de un sistema con unas características, para en el futuro poder utilizar la ideal.
- Adquisición de Software Propietario:
- Un solo costo inicial.
- Sin gastos recurrentes.
- Posibles costos adicionales por actualizaciones y mantenimiento.
- Suscripción de Licencias:
- Costo inicial bajo.
- Con pagos recurrentes mensuales o anuales.
- Incluye mantenimiento y actualizaciones.
Planificación a mediano y largo plazo:
Como ya hemos indicado, la gestión de licencias debe seguir un plan estratégico que contemple la escalabilidad y la rentabilidad en el tiempo. Es esencial evaluar las necesidades actuales y futuras de la empresa, en el contexto del país donde nos encontramos, para determinar la mejor opción de licenciamiento.
Tabla de Proyección a Futuro:
A continluación la siguiente tabla muestra ejemplos de herramientas utilizadas que puede servir como ejemplo del análisis de licencias de software y suscripciones. Cabe indicar que la llegada de la Inteligencia Artificial está revolucionando el mundo del software, así que es cuestión de tiempo que encontremos una solución diferente al utilizar esta nueva herramienta.
Proceso a Resolver |
¿Existe Herramienta? |
¿Tiene Soporte? |
¿Desarrollar? |
|---|---|---|---|
| CRM | Sí (p.e. Salesforce) | Sí | No |
| ERP | Sí (p.e. Odoo) | Sí | No |
| Análisis de Datos | Sí (p.e. Power Bi) | Sí | No |
| Comunicaciones | Sí (p.e. Slack) | Sí | No |
| Ofimática | Sí (p.e. Office 2019 - Office 365) | Sí | No |
| Automatizar un proceso | No (p.e. requerimiento propio del negocio) | Opcional | Si |
Por lo tanto, la elección entre adquirir o suscribirse a herramientas de software debe basarse en una evaluación detallada de las necesidades de la empresa, el presupuesto de TI disponible junto con los objetivos a largo plazo. En Sinergia Innovaciones, ofrecemos servicios de consultoría y gestión de licencias para ayudarte a tomar la decisión más informada y rentable para tu organización.
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